Il registro di contabilità quale elemento necessario del rendiconto ex art.1130 bis c.c.

Il registro di contabilità é uno degli elementi essenziali del rendiconto. Lo stabilisce l’art. 1130 bis del codice civile

Il registro di contabilità è spesso poco considerato nella contabilità condominiale quasi fosse un “figlio di un dio minore”. Al contrario dalla lettura delle norme codicistiche, tuttavia, si delinea subito il carattere essenziale per i condòmini e per l’amministratore.

L’importanza del registro di contabilitá

Viene in rilievo, in primo luogo, l’art. 1130 bis c.c., nella parte in cui prevede che il registro in questione sia uno dei componenti essenziali del rendiconto condominiale assieme al riepilogo finanziario ed alla nota sintetica esplicativa della gestione che indichi anche tutti i rapporti in corso e le questioni pendenti.

Tale disposizione deve necessariamente leggersi in combinato disposto con il primo periodo della stessa norma, onde comprenderne pienamente la ratio.

Quando il legislatore riformista, infatti, espressamente prevede che

il rendiconto condominiale contiene le voci di entrata e di uscita ed ogni altro dato inerente alla situazione patrimoniale del condominio, ai fondi disponibili ed alle eventuali riserve che devono essere espressi in modo tale da consentirne l’immediata verifica.

Principio di chiarezza e intellegibilitá del registro di contabilitá

Ed infatti, è proprio nella chiarezza ed intelligibilità della rendicontazione che si rinviene il risultato perseguito dalla riforma, volto a consentire ai condòmini – proprietari di esprimere in assemblea un voto “cosciente e meditato”.

Da ciò ne deriva che anche il registro di contabilità deve essere considerato uno degli elementi la cui mancanza, violando i predetti principi di chiarezza ed intelligibilità del rendiconto, lo vizia in modo da rendere invalida la relativa delibera di approvazione, nelle forme di cui si dirà in prosieguo.

Con ordinanza dello scorso 20 dicembre 2018 n. 33038, la sez. VI/II della Suprema Corte di Cassazione afferma che il registro di contabilità, il riepilogo finanziario e la nota sintetica esplicativa della gestione, rivestono i caratteri di elementi essenziali (a pena di annullabilità) del rendiconto ai sensi dell’art.1130 bis c.c..

Che si tratti di una “prima volta” non è circostanza che deve sorprendere gli addetti ai lavori, né è da considerarsi sintomo di mutamento di indirizzo, atteso che la norma cardine sopra richiamata, l’art. 1130bis c.c., è stata introdotta dalla l. 220/2012, in vigore “solo” dal 18 giugno 2013.

A cosa serve il registro di contabilitá ?

La presenza dei suddetti elementi all’interno del rendiconto da presentarsi annualmente, a cura dell’amministrazione, alla compagine condominiale, ha come fine ultimo quello di consentire l’espletamento del diritto, sussistente in capo ai condòmini, “all’informazione ed alla verifica del rendiconto” fornendo una conoscenza dei reali elementi contabili del bilancio condominiale.

Ove il rendiconto non sia composto anche da tali elementi necessari ed i condòmini non risultino informati sulla reale situazione patrimoniale del condominio relativamente alle entrate, alle spese ed ai fondi disponibili, ne deriva l’annullabilità della deliberazione assembleare di approvazione, da proporsi nelle forme e nei termini (brevi) di cui all’art. 1137 c.c..

La sentenza in commento è di rilievo non solo per il principio di diritto ivi sancito ma anche per una serie di richiami alla normativa condominiale che involge, di riflesso, gli obblighi dell’amministratore (la violazione dei quali può portare a revoca per gravi irregolarità) e, soprattutto, alcune delle norme in tema di mandato.

Ed infatti, l’annullabilità della delibera di approvazione di un rendiconto “carente” di tali elementi, prescinde ed è indipendente dal “possibile esercizio del concorrente diritto spettante ai partecipanti di prendere visione ed estrarre copia dei documenti giustificativi di spesa”.

Come sottolinea la Cassazione, nell’art. 1129 c.c. (norma parimenti introdotta dalla riforma), al comma secondo si prevede espressamente che l’amministratore contestualmente alla accettazione della nomina e/o ad ogni rinnovo dell’incarico debba indicare i propri dati anagrafici e professionali, nonché i locali ove si trovano i registri di cui ai nn. 6 (registro di anagrafe condominiale) e 7 (registro di contabilità) dell’art. 1130 c.c. ed i giorni e le ore in cui ciascun interessato, previa richiesta all’amministratore, può prendere gratuitamente visione ed ottenerne, previo rimborso della spesa, copia da lui firmata.

A ciò aggiungasi che il “diritto di accesso” spetta, ai sensi dell’art.1130 bis c.c., anche ai titolari di diritti reali – es. usufruttuario – o (personali n.d.r.) di godimento sulle unità immobiliari, quali il conduttore o l’affittuario.

Ora, come precisa la Corte sulla scia di un orientamento maggioritario (cfr. Cass. civ. VI/II n. 12579/2017; Cass. civ. II, n. 19210/2011), tale diritto di accesso, non può porsi in contrasto con il principio di correttezza e buona fede di cui all’art. 1175 c.c., risolvendosi in un intralcio alla attività professionale dell’amministratore che non ha l’obbligo di depositare integralmente la documentazione giustificativa del bilancio negli edifici ma è soltanto tenuto a permettere ai condòmini che ne facciano richiesta di prendere gratuitamente visione ed estrarre copia, a loro spese, della documentazione contabile condominiale. Grava, ovviamente, sugli istanti l’onere di dimostrare che il mandatario della compagine non ha ottemperato a tale obbligo (ex multis Cass. civ. II, n. 12650/2008).

Nel caso in oggetto, rileva la Corte, il ricorrente non aveva, limitatamente a tale motivo di doglianza, dimostrato l’impossibilità di prendere visione della documentazione contabile in vista dell’assemblea

Il contenuto del registro di contabilità e le conseguenze in caso di omessa tenuta

Questo registro è molto importante e può essere uno strumento efficacie per controllare l’operato dell’amministratore e la veridicità della contabilità del condominio. Infatti, basta confrontare tale registro con l’estratto conto condominiale per vedere se ci sono incongruenze nella gestione contabile del condominio.

Il registro di contabilità condominiale, è una scrittura elementare a forma libera, che non deve rispettare delle regole precise, ma può tenersi anche in formato elettronico, attraverso l’utilizzazione, per esempio, del programma “excel”, dal quale possono essere ricavati gli stampati dei prospetti contabili.

In sintesi, i dati da riportare nel registro prima nota cassa sono il giorno, mese e anno in cui avviene l’operazione, da annotare in ordine di data crescente, con la descrizione della stessa operazione ed il relativo importo, in entrata o in uscita (cioè incasso o spesa).

Quali sono i dati minimi del registro di contabilitá ?

I dati minimi da annotare nel registro di contabilità condominiale, possono essere così sintetizzati: numero operazione, data, importo pagato e destinatario del pagamento o importo incassato e soggetto che lo ha corrisposto, descrizione dell’operazione.

Per quanto riguarda, invece, la tenuta del registro di contabilità condominiale, possiamo dire che il periodo di riferimento segue l’anno gestionale dell’amministratore e quindi è da intendersi annuale, come la durata del suo incarico, sebbene debba essere sottoposto ad aggiornamento mensile.

Tra le attribuzioni dell’amministratore di cui all’art. 1130 c.c., il n. 7) prevede espressamente l’obbligo di tenuta, anche in modalità informatizzate, del registro di contabilità. All’interno del predetto registro devono essere annotati, in ordine cronologico, entro trenta giorni da quello dell’effettuazione, i singoli movimenti in entrata ed in uscita. Anche tale disposizione risente dello spirito che ha animato la riforma, ponendosi nell’ottica di assicurare una gestione delle parti comuni che sia il più trasparente possibile.

Pertanto, la presenza e regolare tenuta del suddetto registro costituisce un presupposto di legittimità del rendiconto, il quale se viene redatto in mancanza dello stesso difetta dei requisiti di chiarezza e intelligibilità.

Di conseguenza, senza la regolare annotazione di entrate e uscite è impossibile controllare la veridicità del rendiconto di gestione comportando l’annullabilità del rendiconto stesso.

Il condomino, che ne fa richiesta, in base all’articolo 1129 secondo comma del codice civile può prendere visione ed estrarre copia di tale registro in ogni tempo senza che l’amministratore si possa rifiutare, non prevedendo, inoltre, alcun limite temporale di conservazione di tale registro, pertanto l’amministratore non ha la possibilità di disfarsene.

Ebbene, in caso di omessa tenuta di tale registro, si è in presenza di grave irregolarità ex art. 1129 c.c. da cui potrebbe discendere la revoca dell’amministratore su ricorso anche di un solo condomino, a seguito di giudizio di “volontaria giurisdizione”.

Conclusioni

Sebbene, non sia obbligatorio l’invio in sede di convocazione, ma ne è comunque prevista l’obbligatorietà della tenuta, a pena di revoca giudiziale, una eventuale allegazione del registro di contabilità, in sede di convocazione assembleare, diretta ad approvare il rendiconto consutivo, ben può, a seconda delle circostanze e dei contesti amministrati, apparire opportuna anche in ottica di riduzione del contenzioso.

D’altra parte in conformità con quanto previsto ex art. 1129 c.c., penultimo comma, richiamando le norme in tema di mandato (sez. I, capo IX, tit. II, libro IV), per quanto non disciplinato in merito agli obblighi dell’amministratore, rileva certamente l’art. 1710 c.c. che richiede l’espletamento del mandato con la diligenza del buon padre di famiglia.

In tal senso appare chiara la necessità che vi sia, da parte del professionista chiamato a gestire l’edificio condominiale, il rispetto degli obblighi di tenuta dei registri obbligatori per legge, tra cui il registro di contabilità che è un attegiamento basilare rientrante nella “diligenza del buon padre di famiglia”.

.

Questo contributo è stato scritto dal dott. Gianni Salvati, titolare dello studio. Ha conseguito laurea in giurisprudenza ed ha esercitato la pratica forense prevista per legge. E' abilitato alla mediazione finalizzata alla conciliazione delle controversie civili e commerciali ex d.lgs. 28/2010. Ed ha conseguito il Master per revisori per la contabilità condominiale. Esercita l'attività di amministratore di condominio sul territorio di Pomezia dal 1995.